Documentos digitais têm efeito legal regulamentado

É incontestável que hoje o mundo é digital. O futuro que se anunciava a 15 anos atrás é o agora.

Uma dúvida muito comum e recorrente entre os empresários, colaboradores, empresas públicas é: por quanto tempo devo guardar esse documento? 5 anos? 10 anos? 20 anos?

Um fato muito claro é: toda documentação contábil, fiscal e trabalhista de uma empresa ou órgão público deve ser bem guardada para fins de prestação de contas e possíveis fiscalizações do poder público, seja por meio de fiscalização de rotina, processos jurídicos, até mesmo para auditorias internas ou externas. Um contrassenso até então era: por que documentos que hoje são gerados por meios digitais, devem ser mantidos por meios físicos?

Mas com o Decreto 10.278 de 18 de março de 2020 "regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais."

Agora é possível manter os documentos salvaguardados, mas de forma totalmente digital.

Ainda há discussão em volta do tema, mas a realidade é que todos devem se preparar, adaptar e viver a realidade de digitalização de documentos que passam a ter a mesma validade de documentos físicos. Claro que são muitas as exigências, mas é certo que muitas empresas de tecnologia já estão preparadas para o arquivo digital de grandes volumes de documentos. O melhor é que para as Pequenas Empresas o processo de arquivamento digital pode ser encontrado de forma gratuita, claro que até determinada quantidade de gigas no seu próprio email pessoal.

Portanto, seja de forma gratuita, por certo tempo, e depois de forma paga, manter metadados de arquivo bem organizados de forma segura, para fácil acesso em qualquer lugar, com validade legal já é possível. Há riscos? Sim como tudo na vida, mas toda atividade tem risco, pois um hacker pode invadir uma máquina desktop facilmente, basta estar conectada em rede.

A vantagem de ter um banco de dados nas nuvens é que se pode ter arquivos em mais de uma plataforma e sem contar que os profissionais de segurança da informação que essas empresas de metadados têm em seus times, estão bem capacitados e muito bem remunerados, algo que está muito distante de empresas que oferecem softwares de segurança primária local.

Escolha o risco que você quer correr e seja bem vindo a presente personaliza digital!